Gestione sus e-mails con eficacia Estrategias y buenas prácticas

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizadas en el mundo, tanto en los negocios como en la esfera privada. A través de Internet cada día se envían millones de e-mails que inundan nuestros buzones. Cada vez más usuarios de correo electrónico se quejan de las dificultades de administrar sus bandejas de entrada y del tiempo creciente que tienen que dedicar a atender esa cantidad ingente de información.

Con este libro, primero realizará un diagnóstico sobre el uso que hace de su correo electrónico, que le ayudará a deducir cuál es la organización más adecuada a su entorno de trabajo, y luego aprenderá a configurar estrategias y reglas de clasificación automatizadas de los mensajes recibidos. A continuación, descubrirá funciones avanzadas cuyo uso le permitirá procesar solicitudes e información más rápidamente.

A lo largo de los siguientes capítulos, encontrará consejos, técnicas y trucos para hacer que su comunicación sea más efectiva; algunos temas de reflexión para ayudarle a configurar herramientas de comunicación específicas (especialmente si dispone de Office 365) que harán más ligero su buzón, y también información esencial para proteger su correo electrónico y sus mensajes.

Las explicaciones se basan en el software de correo electrónico más popular en las empresas, Outlook, en sus versiones 2016, 2019 y Office 365 pero pueden extenderse a cualquier otro software de mensajería. Por esta razón, en el último capítulo de este libro, encontrará una presentación de Outlook.com, la versión light de Outlook, y tres de los clientes de correo electrónico más populares: Gmail (correo web de Google), Thunderbird (el cliente gratuito de Mozilla) y BlueMail (una aplicación de correo electrónico que se puede usar en Android y iPhone).

Prefacio

1. ¿Para qué un libro sobre correo electrónico?
   1. Una herramienta magnífica
   2. Una auténtica plaga
   3. Organizarse o morir
2. Presentación de la obra
   1. Comience por identificar el problema
   2. ¡No sea usted mismo un problema!
   3. Cree escuela
   4. ¡Mantenga su correo electrónicoen forma!
   5. Los (programas) clientes también tienen algoque decir

Contra la invasión de su bandeja de entrada, ¡actúe!

1. Lo primero, establecer un diagnóstico
   1. ¿Quiénes son los invasores de subandeja de entrada?
      1. ¿Qué problema plantean los e-mailsrecibidos?
      2. Los e-mails automatizados
      3. Los e-mails manuales
   2. Diagnóstico: ¿quién leha escrito?
      1. Primera etapa: seleccionar un mes de e-mails
      2. Segunda etapa: ordenar a los remitentes por nombre
      3. Tercera etapa: obtener una recapitulación
   3. El pequeño extra de Outlook
      1. Seleccionar un mes de e-mails
      2. Ordenar los remitentes por nombre y obtener la recapitulación
2. Defina una metodología
   1. Las tres bandejas
      1. Los e-mails para actuar
      2. Los e-mails para informar
      3. Los e-mails para archivar
      4. Organice sus carpetas
   2. El tratamiento de los mensajes
      1. Defina su estrategia
      2. Vacíe su bandeja de entrada
      3. La destrucción de mensajes
   3. Modos de clasificación alternativos
   4. El pequeño extra de Outlook
      1. La bandeja de correos prioritarios
      2. Clasifique sus mensajes con unos pocos clics
      3. Automatice las acciones repetitivas
3. Administre sus listas
   1. Cancele su suscripción a listas y newsletters
      1. Las listas de correo
      2. Los boletines informativos
      3. Correo basura
   2. Redirija las listas a una bandeja específicapara ello
      1. La bandeja específica
      2. Cree una bandeja papelera
4. Cambie sus hábitos
   1. Sea sobrio con los e-mails
      1. Consulte su correo dos veces al día
      2. Lo más tarde posible
      3. Corte las notificaciones
      4. Implementación en Outlook
   2. Aplique un tratamiento a los mensajes
      1. DDRDD
      2. MoSCoW
   3. Sea eficaz: hable con sus colaboradores
      1. La máquina de café
      2. El teléfono
      3. La mensajería instantánea
5. Recopilación de consejos
   1. Establezca un diagnóstico
   2. Clasifique los mensajes
   3. Mantenga la bandeja de entrada vacía
   4. Cambie sus hábitos
   5. Gestione los mensajes inmediatamente

Comuníquese mejor por e-mail

1. Redacte e-mails aprovechables
   1. Una aproximación ecológica a lose-mails
      1. Estado de la cuestión
      2. Los errores del sistema
      3. Un poco de ecología
2. Escoja a los destinatarios correctos
   1. Iniciar una conversación
      1. Determine el objetivo de su mensaje
      2. Restrinja el número de destinatarios
      3. Adáptese al contexto
   2. Participar en una conversación a varias bandas
      1. Responder únicamente al remitente
      2. Responder a todos
      3. Añadir participantes
      4. Eliminar participantes
   3. Reenviar e-mails
      1. Reenvío y confidencialidad
      2. Reenvío y seguridad
      3. Atención al volumen de los archivos adjuntos
3. Redacte un contenido claro y preciso
   1. ¿Cuál es el objetivo de su mensaje?
   2. ¿Qué información pertinentedebe abordar?
   3. ¿Es necesario adjuntar un archivo?
4. Escoja un asunto pertinente
   1. La utilidad del asunto
   2. Defina el asunto
   3. Adapte los asuntos
   4. Separe los asuntos derivados
   5. El pequeño extra de Outlook
5. Algunos trucos y reglas de uso
   1. Utilice los grupos de contactos
   2. Firme sus mensajes
   3. Cuide su lenguaje, la ortografía y la gramática
   4. Reglas clásicas de uso
6. Cuidado con las trampas
   1. La copia invisible
   2. Los reenvíos indiscretos
   3. Los infortunados ataques de ira
   4. Una pirámide más «plana»

Haga que los demás sigan su ejemplo

1. Una aproximación ecológica
   1. Promueva las buenas prácticas
   2. Progrese gradualmente
   3. Adáptese al contexto
2. Nuevos hábitos en equipo
   1. Etiquete los asuntos
      1. Los límites de la clasificaciónpor remitente
      2. Las etiquetas en el asunto
      3. Implementación
   2. Evite los adjuntos tanto como sea posible
      1. La nube
      2. Las carpetas compartidas
      3. Los portales de gestión de contenido
   3. Herramientas colaborativas
      1. Mensajería instantánea
      2. Las herramientas de knowledge management
      3. Herramientas de workflow

Ocúpese del mantenimiento de su buzón de correo

1. Dé más seguridad a su cuenta de correo
   1. ¿Es segura su contraseña?
      1. Utilice una contraseña fuerte
      2. Utilice una frase como contraseña
      3. Utilice un gestor de contraseñas
      4. Utilice la doble autenticación
      5. ¿Para qué sirve una contraseña?
   2. ¿Dónde están sus e-mails?
      1. Los clientes de correo electrónico
      2. La nube
      3. Almacene usted mismo sus e-mails
   3. Los redireccionamientos invisibles
   4. Malware
      1. ¿Qué es el malware?
      2. ¿Cómo se propagan?
      3. ¿Qué hacer en caso de infección?
2. ¿Están seguros sus e-mails?
   1. Depure lo que es inútil
      1. Limpieza basada en carpetas
      2. Limpieza manual
   2. Archive aquello que puede necesitar más adelante
      1. Carpetas vivas y muertas de elementos archivados
      2. Principios en que se basa el archivado
      3. Depuración y autoarchivado con Outlook
   3. Proteja todo lo que le resulte útil
      1. Si utiliza el protocolo POP
      2. Haga copias de seguridad, sea cual sea el protocolo

¿Es de los que no utilizan Outlook (2016 o 2019)?

1. ¿Es usuario del Webmail Outlook.com?
   1. Descripción general
   2. Configurar reglas en Outlook.com
      1. Agregar una regla compleja
      2. Añadir una regla de desplazamiento simple
   3. Configurar las acciones rápidas
2. ¿Es de los que prefieren Thunderbird?
   1. ¿Qué es Thunderbird?
   2. Gestione eficazmente sus e-mails con Thunderbird
      1. Diagnóstico de los correos recibidos
      2. Configurar la clasificación automatizadacon Thunderbird
3. ¿Es de los incondicionales de Gmail?
   1. ¿Qué es GMail?
   2. Gestione eficazmente sus e-mails con Gmail
      1. Diagnóstico de correos recibidos
      2. Configurar filtros
4. ¿Es de los que usan BlueMail en su móvil?
   1. ¿Qué es BlueMail?
   2. Un poco más de eficiencia con BlueMail
      1. Los aplazamientos de notificaciones
      2. Los clústeres