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Utilizar la inteligencia artificial para la business intelligence
Objetivo del capítulo
Excel es una herramienta en constante mejora, cada vez más eficaz y fácil de usar gracias a la reciente aportación de la inteligencia artificial (IA).
En este capítulo, vamos a explorar las capacidades de la inteligencia artificial integradas en Excel, como el relleno rápido, la herramienta Desde una imagen o la funcionalidad Analizar datos.
Para complementar estas funciones de inteligencia artificial nativa de Excel, Microsoft ha desarrollado Copilot.
Copilot es un asistente virtual de Microsoft 365 diseñado para realizar tareas, redactar contenido o, incluso, generar ideas. Puede utilizarse como una aplicación independiente cercana al conocido ChatGPT o incluso como un elemento integrado en las aplicaciones ofimáticas de Microsoft 365.
La inteligencia artificial va a revolucionar la forma en la que utilizamos Excel.
Las funcionalidades de inteligencia artificial nativas de Excel
La herramienta de relleno rápido
La herramienta de relleno rápido de Excel permite rellenar de forma automática las celdas de una tabla en función de los datos introducidos por el usuario Esta herramienta puede hacer ganar tiempo y ayudar a trabajar de manera más eficaz con los datos.
Existen dos formas diferentes de acceder a la herramienta de relleno rápido:
En el menú Inicio de la cinta de opciones, grupo Edición, haga clic en Rellenar y en Relleno rápido.
Utilice la combinación de teclas Ctrl E tras haber seleccionado las celdas de la tabla.
Ejemplo 1
En este ejemplo, queremos dividir el apellido y el nombre de cada persona que se encuentra en la columna A y situarlos en la columna B y C. También queremos añadir una mayúscula a la primera letra de cada nombre y apellido.
Encontrará estos datos en la pestaña Relleno del archivo 1_herramientas_IA.xlsx.
En la celda B3, introduzca el primer nombre de la lista, es decir Bob.
Pulse la tecla Intro para validar la entrada y utilice el método abreviado de teclado Ctrl E para aplicar la herramienta Relleno rápido.
Los nombres se han añadido correctamente a la columna B:
Repita el mismo procedimiento para los apellidos. Para ello, empiece por introducir el primer apellido de la lista, es decir, Paris, confirme con la tecla Intro y utilice el método abreviado de teclado Ctrl E.
Los apellidos se han añadido correctamente a la columna C:
Ejemplo 2
Disponemos del apellido, del nombre y del nombre de dominio de varias direcciones de correo electrónico. A partir de ellos, queremos crear la dirección de e-mail de cada persona.
Empiece...
Presentación de Copilot y de sus funciones
Microsoft 365 Copilot es un servicio virtual diseñado para ayudar a los usuarios a redactar texto y facilitar el procesamiento de datos. La herramienta se presenta a la vez como una aplicación independiente parecida a ChatGPT y como un elemento integrado en las aplicaciones Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, OneNote, Teams, PowerPoint, etc.).
Copilot es una inteligencia artificial generativa. La IA generativa hace referencia a algoritmos de inteligencia artificial capaces de crear contenido. Esto incluye no solo texto, sino también imágenes, música y otro tipo de medios.
Más concretamente, Copilot es un modelo de lenguaje de gran tamaño (o LLM, de Large Language Models), es decir, un sistema de inteligencia artificial que ha sido entrenado con grandes conjuntos de datos de texto.
Copilot utiliza modelos de inteligencia artificial para interpretar las necesidades de los usuarios y aportar respuestas adaptadas. Esta herramienta facilita la búsqueda de información sobre un tema, basándose tanto en datos internos de la empresa y como en los datos de internet.
Copilot ofrece igualmente interacciones avanzadas con las aplicaciones de Microsoft 365, lo que permite aprovechar la IA generativa en herramientas de uso habitual. Por ejemplo, Copilot puede redactar informes utilizando datos procedentes de diversas fuentes, como hojas de cálculo de Excel o texto...
La aplicación Copilot
La aplicación Copilot dispone de una función de chat para intercambiar mensajes entre el usuario y Copilot. Esta funcionalidad permite a los usuarios realizar consultas en lenguaje natural y obtener respuestas instantáneas.
La calidad y relevancia de las respuestas de Copilot están influenciadas por la forma en la que escribe el mensaje, llamado «instrucción» o «prompt». Para obtener respuestas exactas y relevantes, es importante redactar instrucciones claras, precisas y bien organizadas. Esto permite a Copilot a comprender mejor lo que se le está pidiendo y proporcionar respuestas que se adapten a sus necesidades.
Puede añadir un documento (una nota en Word, una tabla Excel…) a su isntrucción para proporcionar más información sobre el contexto; y ayudar así a Copilot a generar una respuesta adaptada. Esto es particularmente útil si trata temas complejos o tiene exigencias particulares.
Análisis y producción de código con la aplicación Copilot
Copilot es capaz de examinar y generar código en diversos lenguajes de programación como:
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Python
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Java
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C++
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C#
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JavaScript
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R
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SQL
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DAX
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VBA
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M
Este libro dedica secciones específicas a las habilidades de codificación de Copilot para los lenguajes M y DAX.
Ejemplos de uso de Copilot para el análisis de datos
Copilot permite generar fácil y rápidamente propuestas de análisis de datos. Un caso de uso de Copilot para el análisis de datos es la elaboración de un informe de ventas de una empresa....
Técnicas avanzadas de redacción de instrucciones
Instrucción con ejemplos (few-shot prompting)
La instrucción con ejemplos consiste en entrenar al modelo para que aporte respuestas utilizando tanto sus propios conocimientos como los ejemplos de respuesta proporcionados por el usuario. Esta nueva técnica tiene la ventaja de permitir que el modelo se adapte rápidamente a nuevas tareas.
Esta técnica es particularmente eficaz para tratar los datos textuales no estructurados.
Ejemplo
Tenemos tickets de atención al cliente cuyo texto procede de una aplicación de reservas de viajes.
Estos tickets son datos no estructurados escritos por los clientes. A partir de este texto, queremos obtener el nombre del cliente, el número de la reserva y el teléfono (si lo ha indicado).
Ticket_1 = Hola: me llamo Emma Mulot. Mi reserva es la n.° 1345C. No dude en contactar conmigo si fuera necesario en el +123456.
Salida_1 = Nombre: Emma Mulot | Teléfono: +123456 | Número de reserva: 1345C.
Ticket_2 = Hola, soy Elena Wiliams, me gustaría darle información relacionada con mi reserva: es la número 4786F.
Salida_2 = Nombre: Elena Wiliams | Teléfono: | Número de reserva: 4786F.
Nuestro objetivo es extraer el nombre del cliente, el número de reserva y el teléfono de los tickets 3 y 4 siguientes:
Ticket_3 = Buenas tardes: mi reserva es la 2458D a nombre de Maxime Blanco, mi teléfono es el +256786, gracias.
Tickets_4 = Hola: número 3657F, Marie Blake, he llegado bien.
Instrucción:
La instrucción podría ser:
Voy a darle un texto y su función será extraer la información pertinente, como el nombre, el número de reserva (un número de 4 cifras seguido de una letra) y el teléfono.
Por favor, formatee su respuesta conforme a los ejemplos que aparecen a continuación:
Ticket_1= Hola: me llamo Emma Mulot. Mi reserva es la n° 1345C. No dude en contactar conmigo si fuera necesario en el +123456.
Salida_1= Nombre: Emma Mulot | Teléfono: +123456 | Número de reserva: 1345C.
Ticket_2 = Hola, soy Elena Wiliams, me gustaría darle información relacionada con mi reserva: es la número 4786F.
Salida_2 = Nombre: Elena Wiliams | Teléfono: | Número de reserva: 4786F
A continuación, mi texto:
Ticket_3 = Buenas tardes:...
Uso de Copilot en Excel
En esta sección, vamos a observar las diferentes etapas para utilizar Copilot en Excel y abordar sus funcionalidades.
Para ilustrar las funcionalidades de Copilot, vamos a utilizar el archivo 1_análisis_copilot_excel.xlsx.
Configuración de Copilot
Para utilizar Copilot en Excel, es necesario guardar el archivo en OneDrive, servicio de almacenamiento en línea de Microsoft. Esto permitirá a Copilot acceder a sus datos y analizarlos en tiempo real.
Para guardar el archivo en OneDrive, haga clic en Guardar como y seleccione OneDrive.
Compruebe que el autoguardado está activado en el libro.
El botón Autoguardado se encuentra en la parte superior izquierda de la cinta de opciones:
Es necesario que los datos estén almacenados en forma de tabla de datos. Esto permite a Copilot comprender la estructura de los datos y analizarlos con facilidad.
Para mostrar sus datos en forma de tabla de datos, seleccione el rango de celdas que contienen sus datos.
En la pestaña Inicio de la cinta, grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla y seleccione uno de los estilos de tabla propuestos.
Una vez completadas estas etapas, puede utilizar Copilot en Excel.
Seleccione una celda de la tabla y, en la pestaña Inicio, haga clic en el botón Copilot que se encuentra a la izquierda de la cinta de opciones.
El panel Copilot aparece a la derecha de la pantalla.
Copilot organiza las funcionalidades en cinco secciones principales: Crear fórmulas, Comprender, Análisis avanzado, Aplicar color y formato, Preguntar a Copilot
Por defecto, Copilot también sugiere instrucciones:
Estas sugerencias varían en función de sus datos. Para los datos de nuestro ejemplo, se trata de mostrar información de datos, una sugerencia para una columna de fórmula o para usar un formato condicional.
Seleccione la primera opción: Muestra información de datos.
Por defecto, Copilot genera...
Conclusión
Microsoft 365 Copilot supone un gran avance en el ámbito de la business intelligence. Al usar la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural, Copilot está cambiando la forma en la que los profesionales trabajan con los datos. Esta herramienta innovadora mejora no solamente la productividad individual, sino también la toma de decisiones estratégicas en una empresa, al facilitar el análisis de datos.