Los datos

Definiciones

Fiabilidad

Independientemente de la calidad y la precisión de sus tablas estadísticas y de análisis, la fiabilidad y precisión de los datos de origen es primordial. Solo podrá confiar en los resultados si está seguro de que no hay errores en los datos de partida. La toma de decisiones solo se debe basar en un conjunto de criterios que sean precisos o que tengan un margen de error estimado y limitado.

En resumen, a lo largo del proceso de creación de análisis, intente seguir estos pasos:

¿Qué datos necesito para crear mi cuadro de mando?

Dependiendo del tipo de indicador que desee configurar, la elección de los datos de origen es esencial. Por lo general, cada indicador se obtendrá mediante la combinación de cálculos que pueden implicar una mayor o menor cantidad de información. Por lo tanto, tendrá que identificar los datos que necesitará para cada indicador.

Generalmente, los datos que servirán de base para un análisis no se introducen directamente en Excel, sino que provienen de otra aplicación. Esta aplicación puede ser cualquier tipo de software, como por ejemplo:

Para construir tablas de análisis relevantes y funcionales, los datos se deberán presentar en forma de listas. Una hoja de cálculo de Excel puede contener más de un millón de filas. Obtener estadísticas en tiempo real sobre un volumen de datos como este, es inconcebible sin las herramientas adecuadas. Pero no basta con tener una buena herramienta, también hay que saber utilizarla. Diseñar tablas de resumen con grandes rangos de datos puede ser tedioso si no se utilizan las técnicas adecuadas. Tanto si necesita análisis diarios, semanales o mensuales, Excel tiene herramientas potentes para facilitar el análisis de datos. Este libro le permitirá descubrir...

Descripción general de algunos tipos de archivos

En la mayoría de los casos, el software actual permite exportar la información directamente en formato Excel. Por lo tanto, la información no requiere conversión para su importación en este caso. Sin embargo, puede que sea necesario procesar fechas y valores numéricos.

A continuación, vamos a presentar algunos formatos de archivo que puede utilizar cuando vaya a importar datos. Por supuesto, esta no es una lista exhaustiva, sino que en este libro nos limitaremos a los formatos más comunes.

Archivo CSV

El formato CSV (Comma Separated Value) es un archivo en el que los datos se guardan en formato lista. Cada línea representa un registro, la primera línea del archivo contiene los nombres de los campos. El delimitador de los campos suele ser una coma (algunas veces un punto y coma), los valores se pueden delimitar entre comillas. Las comillas no son obligatorias, pero si un campo contiene un signo (, o ;) las comillas son obligatorias para no confundir este signo con un separador.

El siguiente archivo CSV tiene cuatro campos y el separador es el punto y coma.

Archivo de texto

En un archivo de texto (*.txt), los datos se pueden delimitar usando tabulaciones, comas, punto y coma, espacios, etc.

Hay dos tipos de archivos de texto, delimitados o de longitud fija.

El tipo delimitado significa que los campos están separados por caracteres especiales (tabulación, coma, punto y coma, etc.).

El tipo fijo no incorpora separadores sino espacios que permiten que cada uno de los campos comience siempre con el mismo número de caracteres.

Archivo Access

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales, que permite crear y administrar una base de datos. Un libro de Excel se compone de varias hojas de cálculo, mientras que una base de datos de Access se compone de objetos. El objeto que contiene los datos se denomina tabla.

Por lo tanto, una base de datos contendrá varias tablas relacionadas. Además de tablas, una base de datos contiene consultas. Una consulta se utiliza para mostrar solo determinados datos contenidos en las tablas, en función de los criterios de selección definidos por el usuario.

Las primeras filas de la tabla T_Producciones de una base de datos de Access.

Una tabla de Access se define por su estructura. Cada campo se caracteriza por diferentes parámetros: tipo, tamaño, formato, etc.

A diferencia de un archivo de texto que no contiene información sobre los tipos de cada campo, la importación desde una tabla o consulta de Access puede simplificar el trabajo de preparación de los datos.

Archivo PDF (Adobe Acrobat)

Muchas aplicaciones pueden "imprimir" documentos en formato Adobe Acrobat. La impresión no se envía directamente a la impresora, sino a un archivo en disco. Estos archivos tienen la extensión PDF y se pueden leer con un programa gratuito: Adobe Reader. Si el archivo no está protegido, será posible copiar la información y luego importarla a Excel.

A continuación, se muestra una lista de información guardada en formato PDF.

Archivo XML

La función de un documento XML (eXtensible Markup Language) es contener datos estructurados para que se puedan intercambiar...

¿Por qué preparar sus datos?

A pesar de que la mayoría del software actual permite una exportación "limpia" a Excel, algunas veces tendrá que aplicar el procesamiento a los datos importados.

Estos son algunos ejemplos de los diferentes casos que se pueden presentar:

Para poner en práctica estos métodos de preparación de datos, trabajaremos en el libro de trabajo Conversions.xlsx. Este libro contiene ejemplos de datos incorrectos en cada una de sus hojas.

Controlar los datos introducidos

Como primer paso, vamos a evitar introducir datos que no sean Señor/Señora/Señorita en la columna C (en nuestra empresa todavía distinguimos entre Señor/Señora/Señorita).

En las celdas C2 a C200, aparece una lista desplegable que contiene los valores Señor, Señora y Señorita.

Usar un formulario de entrada de datos

Para facilitar la entrada de datos, puede utilizar un formulario de entrada.

Active la hoja Formulario del libro ValidacionDatos.xlsx.