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La conducción de un proyecto web
La planificación
La planificación es el factor clave en la conducción de un proyecto web: sirve para definir las tareas que se deben realizar, coordinar las acciones, establecer los medios, llevar a cabo el seguimiento de las acciones en curso y rendir cuentas del progreso realizado.
En un primer momento, es preciso definir las fases del proyecto. Cuando estas se han identificado, hay que descomponerlas en lotes de trabajo. Cada lote debe corresponder a un conjunto de tareas que se deben ejecutar.
A continuación, es preciso asociar a cada tarea una carga de trabajo (carga de desarrollo, de conducción del proyecto, de pruebas, etc.) expresada en días/persona, recursos humanos, materiales y financieros necesarios.
1. El inventario de tareas
Antes que nada, para cada tarea identificada, es preciso definir:
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Un objetivo específico y mesurable: ¿qué se espera precisamente de la tarea?, ¿qué entregable generará?
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Los recursos humanos, materiales y financieros que requiere: ¿cuáles son los recursos necesarios para la ejecución de la tarea?
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Una carga de trabajo expresada en número de días/persona: ¿cuántos días/persona requiere la tarea?
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Su duración, así como una fecha de inicio y una fecha de finalización: ¿cuándo debe comenzar la tarea y cuándo debe imperativamente acabar?
Una tarea debe ser lo suficientemente corta (10-15 días/persona): más vale descomponer una tarea que aceptar tareas demasiado largas, ya que pueden ser desmoralizadoras y difíciles de seguir.
El trabajo de recopilación de las tareas debe ser lo suficientemente detallado, de modo que permita estimar correctamente las cargas y los plazos asociados. No hay que dudar a la hora de descomponer una tarea en «microtareas» y efectuar la estimación de cada una de ellas. La suma de las cargas proporcionará entonces una carga total más precisa para la tarea. Si, por ejemplo, la tarea consiste en la realización de un banner que debe ubicarse en la página de inicio, esta tarea puede descomponerse de la siguiente manera:
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Realización del visual.
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Validación del visual.
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Redacción del lema (el texto «con gancho»).
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Validación del lema.
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Validación final.
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Puesta en línea.
Este trabajo de establecer las microtareas...
El seguimiento
El seguimiento del proyecto web es el instrumento de dirección del proyecto que toma como punto de partida la planificación de referencia. Este seguimiento lo lleva a cabo el jefe de proyecto web bajo su entera responsabilidad. El seguimiento consiste en comparar la planificación real de la ejecución con la planificación estimada. El jefe de proyecto web debe detectar cualquier brecha en la planificación y poner en marcha las acciones necesarias para solventarla. Basándose en las conclusiones de los informes de actividad y en las reuniones de seguimiento, refleja los avances en la planificación y determina el progreso de las tareas. El jefe de proyecto rinde cuentas a los responsables del lado cliente en las reuniones del comité de dirección.
1. El informe de actividad
El informe de actividad es la pieza maestra del seguimiento del proyecto. Cada miembro del equipo rellena diariamente sus informes de actividad y los hace llegar al jefe del proyecto al final de la semana. Estos informes de actividad son, en primer lugar, un medio de seguimiento del trabajo realizado, un indicador de los problemas surgidos y también la materia prima con la que el jefe de proyecto puede actualizar la planificación, seguir el progreso de las tareas y anticipar los riesgos. El jefe de proyecto debe ser intransigente en lo que respecta a la calidad del informe y a la necesidad de actualizarlo regularmente.
Si algunas de las tareas son realizadas por proveedores de servicios externos a la empresa, el informe de actividad es el documento de referencia para establecer la factura mensual del proveedor.
En el departamento de contabilidad, los informes de actividad permiten distribuir el coste de una prestación en los diversos proyectos abarcados, si es el caso, e incluso entre las diferentes direcciones de la empresa.
Para que los equipos no perciban este ejercicio como una imposición e interioricen la automatización de esta tarea, conviene optar por una matriz de introducción de datos relativamente simple.
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Nombre y apellidos |
S-37: 05/09/16 al 09/09/16 |
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Fecha |
Ref. proyecto |
Ref. tarea |
Duración |
Estado |
Comentarios |
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05/09/16 |
Web01 |
T01-104 |
2 días |
Terminada |
Entregable disponible en el servidor de pruebas. |
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07/09/16 |
Web01 |
T01-117 |
1 día |
En progreso |
Estimación: todavía 3 días. |
La expresión de la duración es como...
La dirección y el liderazgo
Dirigir el proyecto consiste en controlar regularmente que su conducción está alineada con el marco inicialmente previsto. El jefe de proyecto web rinde cuentas a los responsables del lado cliente sobre la progresión del proyecto con objeto de que estos dispongan de toda la información necesaria para dirigirlo -a su nivel-. Con toda probabilidad, este proyecto formará parte de un conjunto de proyectos incluidos en la estrategia de la empresa.
1. El comité de dirección
El jefe de proyecto debe rendir cuentas al comité de dirección. El director de proyecto, que representa a la Dirección General de la empresa, preside este comité de dirección.
El jefe de proyecto web comunica regularmente las tablas de control, las comenta y aporta explicaciones a las desviaciones constatadas en relación con el plan inicial.
El comité de dirección verifica que los indicadores del proyecto están alineados con la estrategia de la empresa.
El comité de dirección también es responsable de:
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Los cambios de planificación: es el único que puede tomar la decisión de modificar la planificación inicial.
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La asignación de nuevos recursos: tras una demanda expresa del jefe de proyecto web y tras haber consultado sus propios indicadores, el comité de dirección otorga o no los recursos solicitados....
