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La puesta en línea y la fase de explotación
La puesta en línea
El proyecto web se culmina cuando se pone en línea. Todo lo que se ha diseñado y pensado va a aparecer en línea, sujeto a las apreciaciones de una población de internautas a quienes va dirigido y a cuyas expectativas hemos intentado anticiparnos. Es el momento de la verdad. Sin embargo, el proyecto web no se detiene aquí: ¿se va a poner en línea sin problemas? ¿Tendrá el sitio el éxito esperado? ¿Podrá la organización interna realizar las tareas de mantenimiento correctamente? Todas estas preguntas surgen espontáneamente cuando el sitio se pone en línea. Esta fase, pues, no es anodina: hay que considerarla una fase importante del proyecto que exige una metodología propia si no se quiere tropezar justo antes de llegar a la línea de meta.
La organización y el desarrollo serán diferentes dependiendo de si se trata de la primera vez que se pone en línea un sitio (porque antes no existía) o de si hablamos de la nueva versión de un sitio que ya existe.
1. La puesta en línea de un sitio nuevo
Cuando el sitio web es nuevo, es preferible trabajar con un calendario de dos fechas. La primera es la fecha que van a dar a conocer los departamentos de marketing y comunicación: la fecha oficial de lanzamiento del sitio web, alrededor de la cual girarán las campañas de estos departamentos.
La segunda fecha es la extraoficial. Se trata de poner en línea el sitio sin que el internauta esté al corriente. Esta puesta en línea permite probar el correcto funcionamiento del sitio, subir o actualizar los últimos contenidos y probar el conjunto de flujos externos.
Esta metodología no se aprende a partir de la teoría, sino de la práctica: resulta muy arriesgado montar el gran show sin efectuar una última comprobación en situación real. Ya que Internet lo permite, sería una lástima no aprovecharlo.
Es conveniente calcular unas dos semanas de intervalo entre la fecha extraoficial y la oficial; siempre hay pequeños bugs por corregir que aparecen como por arte de magia una semana antes de poner el sitio en producción.
a. La puesta en línea de un sitio en modo oculto
Cuando se reserva un nombre de dominio, hay que especificar la dirección IP (ubicación física)...
La fase de explotación
La fase de explotación comienza una vez finaliza la fase de creación, es decir, cuando el sitio de Internet ya esta en línea. A partir de ahora es preciso hacer que el sitio web «viva» asegurándose, sobre todo, de que los procesos que lo alimentan se han identificado e implementado correctamente.
Con frecuencia esta fase no esta presupuestada, y no debería ser así, ya que garantizar el buen funcionamiento del sitio consume recursos.
1. El proceso de explotación
Antes que nada, es importante identificar el conjunto de los procesos de explotación del sitio web y poner en marcha la organización que estos requieran. Por norma general se distinguen dos grandes familias de procesos: los procesos técnicos (asistencia, copias de seguridad, integración, etc.) y los procesos funcionales (actualización de contenido, animación, análisis, etc.).
Se constituirá un comité específico para esta fase, compuesto por actores del lado cliente y del lado proveedor, que estará dinamizado por los jefes de proyecto web funcional y técnico. Tras recopilar el conjunto de los procesos de explotación, los responsables del lado cliente y proveedor deberán aportar respuestas concretas a las siguientes cuestiones: ¿Quién? ¿Qué? ¿Cómo?
Este comité también debe definir las tareas que se realizarán de forma interna y aquellas que se confiarán a proveedores externos.
Cada proceso puede presentarse en forma de ficha, ya que la clasificación por fichas permitirá encontrarlos más rápidamente. El conjunto de las fichas de procesos debe centralizarse en un servidor compartido y debe estar accesible a todos los intervinientes.
2. La explotación técnica
a. Copias de seguridad de los servidores
Es obligatorio efectuar copias de seguridad del sitio web y de todos sus contenidos. El sitio web puede estar momentáneamente no disponible por causas externas (intrusión, virus, etc.) o internas (evolución del software fallida, manipulación humana incorrecta, etc.). Por norma general, las copias de seguridad se efectúan sobre los servidores de alojamiento de los elementos del sitio (páginas, imágenes, estilos) y los servidores de bases de datos (contenido)....
El mantenimiento
Realizar el mantenimiento de un sitio web consiste en efectuar modificaciones en el sitio sin que estas alteren su buen funcionamiento o sus funcionalidades básicas. Tiene como objetivo rectificar anomalías y tener en cuenta las evoluciones solicitadas por los usuarios.
Existen dos tipos de mantenimiento: el mantenimiento correctivo, que, como su nombre indica, consiste en corregir errores, y el mantenimiento evolutivo, que incide en el desarrollo de nuevas funcionalidades.
1. El presupuesto de mantenimiento
Con mucha frecuencia, el presupuesto de mantenimiento se obvia o subestima. En ocasiones, cuando ya se ha consumido todo el presupuesto de desarrollo y el sitio está en línea, sucede que aparecen algunos bugs no identificados previamente o que se requieren pequeñas evoluciones. Si el equipo informático no ha presupuestado los costes de mantenimiento, aparecen los problemas. Por regla general, el servicio informático «rasca» de otros presupuestos de desarrollo asignados a otros proyectos con objeto de obtener los recursos necesarios para ese mantenimiento. Pero esta situación se convierte rápidamente en un círculo vicioso que acaba penalizando a todos los proyectos.
A la hora de efectuar la estimación presupuestaria del proyecto, debe incluirse una partida para el mantenimiento. Como idea general, hay que prever un presupuesto de mantenimiento que ronde entre el 15 y el 20% del presupuesto de desarrollo.
De igual modo, si se considera que el desarrollo requiere 1000 días, es preciso contemplar un período de entre 150 y 200 días dedicados a mantenimiento, que cubra tanto el mantenimiento correctivo como el evolutivo.
2. El mantenimiento correctivo
Por desgracia, es habitual que la entrega de un sitio web requiera un período de correcciones de bugs de uso. Puede tratarse de pequeñas disfunciones constatadas durante la fase de pruebas y que en su momento no se catalogaron como graves, o bien de nuevos casos no constatados hasta entonces.
Por norma general, el equipo...
La documentación del proyecto
La gestión de un proyecto web es una fuente de conocimientos para la empresa; ya sea un éxito o un fracaso, siempre resulta positivo para los futuros proyectos centralizar la documentación de ese proyecto concreto. Esta documentación permitirá analizar el resultado y materializa la memoria del proyecto. Sin embargo, a menudo se considera una tarea obligatoria y cae en el olvido.
Es importante considerar esta documentación como una fase obligatoria e incluirla en el ciclo de vida del proyecto web.
La documentación del proyecto agrupa cronológicamente los diferentes entregables del proyecto, desde la fase de definición hasta la fase de puesta en línea.
Como mínimo, se debería recopilar la nota de contexto, el estudio de viabilidad, el documento de especificaciones, el documento de especificaciones funcionales detalladas, el documento de especificaciones técnicas detalladas, las maquetas de diseño, el briefing gráfico, el manual de identidad corporativa, la planificación de tareas del proyecto, los paneles de control de la fase de realización y las notificaciones de validación de los entregables.
Los manuales de los usuarios deberían añadirse a esta lista de documentación en el momento en que se entreguen, así como toda la documentación técnica (manual de explotación, manual...
La capitalización
Cuando se habla de capitalización, se sobreentiende que se trata del balance o del resultado del proyecto. La cuestión es archivar la experiencia en el oficio que se deriva del proyecto con el fin de mejorar la eficacia de la conducción en futuros proyectos web. Esta recensión para la memoria colectiva debe organizarse al finalizar el proyecto y ponerse a disposición de todos los colaboradores. Los jefes de proyecto web de la empresa deberán hallar una metodología, una forma de plasmar el saber hacer adquirido con la experiencia y el feedback correspondiente de forma que todo ello enriquezca a la empresa. Esta gestión del conocimiento (knowledge management en inglés) forma parte del patrimonio de la empresa, una base de conocimiento que se enriquecerá con cada nuevo proyecto.
Algunas grandes empresas de auditoría y de asesoría en informática poseen bases de conocimiento de proyectos tan detalladas que cada consultor puede determinar muy rápidamente las fases importantes y las limitaciones de su futura misión y aplicar una metodología adaptada. Recordemos que ganar tiempo significa ganar dinero.
Los diferentes actores del proyecto de la empresa pueden organizar una reunión de balance con objeto de pasar revista a la gestión del proyecto web e identificar los puntos de no funcionamiento que será preciso mejorar en próximos...
