Ediciones ENI Editorial | líder en informática
Enviar un mensaje
¿Qué es el correo electrónico?
El correo electrónico es un servicio que se dedica al envío y recepción de los mensajes electrónicos.
Siete carpetas pueden contener mensajes: las carpetas Bandeja de entrada, Borradores, Elementos enviados, Bandeja de salida, Elementos eliminados, Archivo y Correo electrónico no deseado.
Para acceder a una de estas carpetas, haga
clic en Correo 
, situado en la barra de navegación,
(o Ctrl1) y, a
continuación, en el botón correspondiente de la
carpeta deseada que aparece en el panel de carpetas.
Outlook utiliza un editor de correo electrónico basado en Microsoft Word 2019, lo que permite disponer de diversas funciones y comandos de Word 2019. Este editor está integrado en Outlook y no necesita que la aplicación Microsoft Word 2019 esté instalada en su ordenador.
Modificar la vista de una carpeta de mensajes
Seleccione la carpeta de mensajes cuya vista desea cambiar.
Haga clic en la pestaña Vista y luego en el botón Cambiar vista del grupo Vista actual.
Haga clic en el botón correspondiente a la visualización que desee:
|
Compacta |
Para ver los mensajes en una lista en la cual se muestra la información de estos (asuntos, remitentes o destinatarios...) en dos líneas de encabezado, seguida de una línea de vista previa del texto del mensaje. Los mensajes se organizan por fecha y el panel de lectura se muestra a la derecha de la lista. |
|
Única |
Para ver los mensajes en una lista en la cual se muestra la información de estos (asuntos, remitentes o destinatarios...) en una sola línea de encabezado, seguida de una línea de vista previa del texto del mensaje. Los mensajes se organizan por fecha y el panel de lectura se muestra a la derecha de la lista. |
|
Vista previa |
Para ver los mensajes en una lista que muestra una línea de vista previa del texto de los mensajes. Los mensajes se organizan por fecha, su información (asuntos, remitentes o destinatarios...) se muestra en una sola línea de encabezado y el panel de lectura está oculto. |
La opción Aplicar la vista actual a otras carpetas de correo del botón Cambiar vista (pestaña Vista) permite aplicar los parámetros de visualización de la carpeta activa...
Modificar la disposición del contenido de una carpeta
Una disposición es un orden predefinido de clasificación y agrupación. Por defecto, Outlook incorpora 14 disposiciones predefinidas, disponibles en el tipo de vista Tabla.
Active la carpeta cuya disposición desea cambiar; recuerde que dicha carpeta debe aceptar un tipo de vista Tabla.
En determinadas disposiciones, los elementos solo pueden reagruparse si la opción Mostrar en grupos está activa: haga clic en el botón Organizar por de la pestaña Vista y asegúrese de que aparezca una marca a la izquierda de la opción Mostrar en grupos.
Haga clic en la pestaña Vista y, a continuación, en
el botón Más 
del grupo Organización para
abrir la galería que contiene las organizaciones disponibles.
Si el ancho de su ventana de Outlook no es suficiente, en lugar de mostrarse la galería que contiene las organizaciones, aparecerá el botón Organizar por.
Haga clic en la opción correspondiente a la disposición que desea aplicar a la carpeta actual:
|
Fecha (conversación) |
Agrupa los elementos por fecha y los organiza por conversación. |
|
De |
Agrupa los elementos por remitente y luego los ordena por fecha. |
|
Para |
Agrupa los elementos en función del nombre o los nombres de los destinatarios que aparecen en la línea Para y luego los ordena... |
Utilizar la bandeja de entrada Prioritarios
Si dispone de una cuenta de correo Exchange u Office 365, Outlook ofrece la posibilidad de usar la bandeja de entrada de mensajes prioritarios. En ese caso, la bandeja de entrada dispone de dos pestañas.
La pestaña Prioritarios contiene loes mensajes más importantes; el resto está clasificado en la pestaña Otros.
Para mostrar la bandeja de entrada de prioritarios, active la opción correspondiente de la pestaña Vista.
La clasificación en una u otra pestaña se efectúa de forma automática. Si considera que Outlook no ha llevado a cabo correctamente dicha clasificación en ciertos mensajes, es posible corregirlo.
En el caso de un mensaje que se ha clasificado en la pestaña Otros cuando debería haberse enviado a la pestaña Prioritario, haga un clic derecho y, en el menú contextual, seleccione Mover a Prioritarios. Si desea que todos los mensajes de ese remitente se clasifiquen en la pestaña Prioritarios, seleccione Mover siempre a Prioritarios.
En el caso inverso, es decir, el de un mensaje que se ha clasificado por error en la pestaña Prioritarios, haga un clic derecho en el mensaje y seleccione Mover a Otros. Para clasificar todos los mensajes de ese remitente en la pestaña Otros, seleccione Mover siempre a Otros.
Usar la vista Conversación
Puede organizar los mensajes de las carpetas de Correo de Outlook por conversación. Una conversación agrupa los mensajes vinculados entre ellos al mismo mensaje original y cuyo asunto es idéntico, lo que le permite mejorar el seguimiento y la gestión de sus mensajes.
Seleccione la carpeta de Correo correspondiente (Bandeja de entrada, Elementos enviados, Borrador...).
Para activar la vista Conversación, haga clic en la pestaña Vista; a continuación, marque la opción Mostrar mensajes en conversaciones del grupo Mensajes.
A continuación, haga clic en el botón Todos los buzones que se muestra para que se aplique esta activación a todas las carpetas de Correo. En caso de que solo se deban organizar los mensajes de la carpeta activa por conversaciones, haga clic en el botón Esta carpeta.
Para abrir una conversación, haga
clic en el símbolo 
que aparece
a la izquierda del encabezado.
Se mostrarán todos los mensajes de la conversación, ordenados del más reciente al más antiguo.
Observe que los mensajes procedentes de otras carpetas se muestran en gris. Este es el caso de un mensaje de la conversación Cursos de inglés que forma parte de la carpeta Proyectos terminados y no de la carpeta Bandeja de entrada, que es la carpeta activa.
Para seleccionar un mensaje de la conversación...
Crear y enviar un mensaje
Seleccione una carpeta de mensajes (Bandeja de entrada, Elementos enviados...) y, a continuación, en la pestaña Inicio, haga clic en el botón Nuevo correo electrónico del grupo Nuevo.
También puede utilizar el método abreviado de teclado CtrlMayús M desde cualquier carpeta de Outlook.
En la pantalla aparece la ventana del mensaje.
Si utiliza varias cuentas de correo electrónico,
haga clic en el botón 
y seleccione la cuenta que desea usar para la
creación de este mensaje.
Para obtener más información sobre las cuentas de correo electrónico, consulte el capítulo Cuentas de correo electrónico.
Especifique la dirección del destinatario o destinatarios del mensaje usando uno de los siguientes métodos:
-
En la zona Para, escriba la dirección del destinatario del mensaje; si se trata de varios destinatarios, sepárelos mediante un punto y coma.
Cuando introduce la primera letra de la dirección de un destinatario a la que pueden corresponder diversas direcciones, Outlook muestra automáticamente una lista que incluye a los destinatarios que corresponden a esa letra. Debe haber introducido al menos una vez la dirección completa de un destinatario para que se proponga en la lista de sugerencias.
Si entre los destinatarios propuestos encuentra al que desea, haga clic en él para insertarlo en la zona Para.
que aparece a la derecha del
nombre seleccionado, lo eliminará de la lista.-
Haga clic en el botón
para seleccionar los nombres
de los destinatarios desde una libreta de direcciones en la que
los habrá introducido previamente.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar nombres.
Si dispone de varias libretas de direcciones, abra la lista Libreta de direcciones y seleccione la que desea utilizar.
Todas sus carpetas de Contactos aparecen en la parte superior de la lista (cf. Contactos - Crear un contacto).
Active si es preciso la opción solo nombre.
o directamente haga doble
clic en el nombre correspondiente; si desea seleccionar varios destinatarios
a la vez, mantenga pulsada la tecla Mayús para efectuar
una selección de elementos contiguos o la tecla Ctrl para
seleccionar elementos...Dictar un mensaje con la voz
Los usuarios de la versión Office 365 tienen la posibilidad de usar el reconocimiento vocal para dictar sus mensajes.
Antes de usar esta función, asegúrese de que su micro funciona correctamente.
En la pestaña Mensaje,
haga clic en el botón 
del grupo Voz.
Puede comenzar a dictar de viva voz su mensaje en el momento en que aparece un icono rojo en el botón:
Para añadir signos de puntuación, dicte una de las siguientes expresiones:
-
Punto
-
Coma
-
Signo de interrogación
-
Signo de exclamación
-
Nueva línea
-
Nuevo párrafo
-
Punto y coma
-
Dos puntos
-
Comillas de apertura
-
Comillas de cierre
Por defecto, Outlook utilizará el idioma que haya definido en la configuración de Office 365.
Para cambiar de idioma, abra la lista asociada al botón Dictar y seleccione el idioma que desea utilizar para dictar su mensaje:
Crear un mensaje con un diseño de fondo o un tema de Outlook
Seleccione una de las carpetas de mensajes.
En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Nuevos elementos del grupo Nuevo, señale la opción Enviar mensaje de correo electrónico mediante y haga clic en la opción Más diseños de fondo.
Seleccione el diseño de fondo o el tema que desee en la lista Elija un tema.
Los nombres de los diseños de fondo van seguidos por el texto (Diseño de fondo).
En la zona Muestra del tema aparece una vista previa del diseño de fondo o del tema seleccionado.
Si ha decidido aplicar un tema a su mensaje, puede intervenir en las opciones siguientes:
|
Colores intensos |
Marque esta opción para aplicar colores más vivos tanto al texto como a los gráficos. |
|
Gráficos activos |
Marque esta opción para animar determinados gráficos del tema, si es que este los incluye. |
|
Imagen de fondo |
Marque esta opción si debe aplicarse la imagen de fondo asociada al tema. |
Haga clic en el botón Aceptar.
Aparece la ventana de creación del mensaje; el diseño de fondo o el tema escogido se muestra en el fondo de la zona destinada a la redacción del contenido.
Prosiga con la creación de este mensaje como si se tratase de cualquier otro (especifique destinatarios, asunto, etc.); si es preciso, modifique el formato del texto...
Crear un mensaje basado en un formato particular
Cualquiera que sea el formato configurado por defecto para los mensajes, siempre es posible especificar un formato diferente para un mensaje nuevo.
Seleccione una carpeta de correo electrónico.
En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Nuevos elementos y, a continuación, señale la opción Enviar mensaje de correo electrónico mediante.
Haga clic en una de las opciones siguientes:
|
Texto sin formato |
Sus mensajes no podrán estar formateados (uso de negrita, cursiva, colores); tampoco podrán mostrar directamente imágenes en el cuerpo del texto, pero sí será posible enviarlas como datos adjuntos. En contraposición, estos mensajes podrán leerse sin ningún problema cuando se envíen por Internet. |
|
Texto enriquecido |
Este formato admite la aplicación de elementos de formato, como las viñetas, la alineación y los objetos vinculados. No obstante, tenga presente que este formato solo puede ser interpretado por Outlook y por el programa de mensajería Microsoft Exchange Server. Este formato se conoce también como Formato RTF. |
|
HTML |
Puede aplicar diversos elementos de formato (fondos, hipervínculos, temas...); es el formato de correo electrónico activo por defecto. |
Cree su mensaje (introduzca los destinatarios, el asunto, el texto...) y, si es preciso, modifique...
Las plantillas de mensaje
Crear una plantilla de mensaje
Si tiene que enviar el mismo mensaje de forma regular cambiando únicamente una parte del contenido, puede guardar el «armazón» de dicho mensaje en forma de plantilla con el fin de evitar tener que crearlo de nuevo cada vez que deba enviarlo.
Seleccione la carpeta Bandeja de entrada y, en la pestaña Inicio, haga clic en el botón Nuevo correo electrónico del grupo Nuevo.
Introduzca la información que desee encontrar cuando use la plantilla.
Guarde las especificaciones del mensaje: en la pestaña Archivo, haga clic en la opción Guardar como.
Introduzca el nombre de la plantilla en la zona Nombre de archivo.
Abra la lista Tipo y seleccione la opción Plantilla de Outlook (*.oft): se selecciona automáticamente la carpeta Plantillas.
En Outlook, las plantillas de mensaje llevan la extensión .oft.
Haga clic en el botón Guardar.
Cierre el mensaje haciendo clic en la herramienta 
.
En un mensaje se le pregunta si desea guardar las modificaciones.
Haga clic en el botón Sí para guardar el mensaje en la carpeta Borrador o en el botón No para cerrar el mensaje sin guardarlo.
Utilizar una plantilla de mensaje
En la pestaña Inicio, haga clic en el botón Nuevos elementos, seleccione la opción Más elementos y haga clic en la opción Elegir...
Reenviar un mensaje
Si el destinatario de su mensaje tarda en responderle o si necesita modificar un mensaje que ya ha enviado, lo más práctico es reenviarlo.
Seleccione la carpeta Elementos enviados situada en la carpeta Correo.
Abra el mensaje que se va a reenviar haciendo doble clic en él.
En la ventana que se abre, observe que no está el botón Enviar.
En la pestaña Archivo, haga clic en la opción Información.
A continuación, haga clic en el botón Volver a enviar o recuperar para abrir la lista correspondiente y haga clic en la opción Enviar de nuevo este mensaje.
Modifique, si es preciso, el mensaje.
Reenvíe el mensaje haciendo clic en el botón Enviar.
Cierre la ventana del mensaje haciendo clic
en la herramienta .
El mensaje reenviado se añade a la lista de los elementos enviados, en la carpeta Elementos enviados del remitente.
Para reenviar un mensaje, también puede hacer clic en el botón Acciones de la ventana del mensaje (pestaña Mensaje - grupo Mover) y luego en la opción Enviar de nuevo este mensaje.
Recuperar/reemplazar un mensaje ya enviado
Outlook ofrece la posibilidad de recuperar o de reemplazar un mensaje enviado. Pero preste atención: los destinatarios no deben haber leído este mensaje. Esta función solo está disponible si trabaja con Microsoft Exchange Server.
Abra la carpeta Elementos enviados situada en la carpeta Correo.
Abra el mensaje correspondiente haciendo doble clic en él.
En la pestaña Archivo, haga clic en la opción Información.
A continuación, haga clic en el botón Volver a enviar o recuperar y luego en la opción Recuperar este mensaje.
Para recuperar el mensaje, active la opción Eliminar las copias no leídas de este mensaje.
Para reemplazar el mensaje, escoja la opción Eliminar las copias no leídas y reemplazarlas con un nuevo mensaje.
Para conocer el resultado de la recuperación, mantenga marcada la opción Informar del éxito de la recuperación para cada destinatario.
Haga clic en el botón Aceptar.
Si ha elegido reemplazar el mensaje, modifíquelo y envíelo haciendo clic en el botón Enviar.
Cierre la ventana del mensaje haciendo clic
en la herramienta .
Cuando la recuperación ha podido llevarse a cabo, el mensaje desaparece del equipo de los destinatarios y, en la bandeja de entrada del remitente, aparece un mensaje en el que se le informa...
Establecer la importancia y el carácter de un mensaje
Cuando crea o modifica un mensaje, en la pestaña Mensaje, haga clic en el botón 
del grupo Etiquetas.
Para indicar la prioridad que desea dar a su mensaje, seleccione una de las opciones de la lista Importancia: Baja, Normal o Alta.
Para elegir el carácter del mensaje, seleccione una de las opciones de la lista Carácter:
|
Normal |
Indica que el contenido del mensaje es estándar. |
|
Personal |
Sugiere que el contenido del mensaje es de carácter personal. |
|
Privado |
Indica que el contenido del mensaje es privado. |
|
Confidencial |
Indica que el acceso al contenido del mensaje está restringido. |
Haga clic en el botón Cerrar, complete el mensaje y luego envíelo.
, y los de importancia baja, del símbolo 
. La importancia y el carácter del mensaje
se recuerdan en el panel de lectura cuando se selecciona el mensaje
en la Bandeja de entrada. Esta información también
puede verse en la parte superior de la ventana del mensaje cuando este
está abierto.
Por defecto, cualquier mensaje nuevo tiene una importancia y un carácter normales. Para cambiarlos, modifique las opciones en las listas Nivel de importancia predeterminado y Nivel de confidencialidad predeterminado del cuadro de diálogo Opciones de Outlook (pestaña Archivo - Opciones - categoría...
Marcar un mensaje para su seguimiento
Se trata de poner una marca en un mensaje con el fin de que llame la atención, junto con un texto en el que se precise el seguimiento que debe realizarse. Cuando crea un mensaje, el remitente podrá asignar una marca para sí mismo o para el destinatario del mensaje. De este modo, y dependiendo del caso, el remitente o el destinatario (o ambos) deberán garantizar el seguimiento del mensaje. También es posible asignar marcas a los mensajes recibidos.
Marcar un mensaje para el remitente
Cuando cree o modifique un mensaje, en la pestaña Mensaje, haga clic en el botón Seguimiento del grupo Etiquetas.
Haga clic en la opción correspondiente al plazo hasta el vencimiento del cual el remitente deberá efectuar el seguimiento de ese mensaje: Hoy, Mañana, Esta semana, La semana próxima o Sin fecha.
Si ninguna de las marcas predefinidas le resulta útil, haga clic en la opción Personalizar para asignar una marca personalizada al mensaje.
En ese caso, se mostrará en pantalla el cuadro de diálogo Personalizar.
Compruebe que la opción Marcar para mí esté activada y desmarque, si es necesario, la opción Marcar para los destinatarios.
Abra la lista Marca y seleccione el texto que acompañará a la marca o, si ninguno de ellos le parece adecuado, introdúzcalo.
Modifique si es preciso la fecha de inicio o de vencimiento de la marca usando las listas Fecha de inicio y Fecha de vencimiento.
Marque la opción Aviso si desea asociar un aviso recordatorio a la marca; en caso contrario, deje esta opción deseleccionada.
Si es necesario, modifique la fecha y la hora de vencimiento del aviso usando las listas asociadas a la opción Aviso.
Haga clic en el botón Aceptar.
Termine, si es preciso, la creación del mensaje; una vez listo, mándelo haciendo clic en el botón Enviar.
aparece
junto al mensaje, así como el símbolo 
, que permite marcar el seguimiento
del mensaje como terminado. Si se ha asociado una alerta de recordatorio
a la marca, verá el símbolo 
. A partir de entonces, el
mensaje será visible en la lista de Tareas.En el equipo del destinatario del mensaje...
Enviar un mensaje que incluya una votación
Esta función solo está disponible si utiliza una cuenta de correo Microsoft Exchange Server.
En la ventana de creación del mensaje, haga clic en la pestaña Opciones.
Haga clic en el botón Utilizar botones de voto, situado en el grupo Seguimiento.
Si, en la lista que aparece, encuentra un tipo de botón de voto acorde con sus intereses, haga clic en la opción correspondiente. En caso contrario, haga clic en la opción Personalizado para crear botones de voto personalizados.
Si ha hecho clic en la opción Personalizado aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Propiedades.
En ese caso, asegúrese de que la opción Usar botones de voto esté marcada.
Borre el texto que aparece en la zona asociada a la opción Usar botones de voto e introduzca los nombres de los botones separados por un punto y coma.
Haga clic en el botón Cerrar.
Si ha creado botones de voto personalizados, los nombres de dichos votos pasarán a estar presentes en la lista asociada al botón Utilizar botones de voto del grupo Seguimiento (pestaña Opciones). Aparece una marca a la izquierda de la opción que corresponda a los botones de voto que haya elegido.
La barra Sugerencias de correo electrónico le informa de que se han añadido botones de voto al mensaje.
Prosiga, si es preciso...
Definir las opciones de seguimiento de un mensaje
Durante la creación o modificación del mensaje, haga clic en la pestaña Opciones.
Si desea estar seguro de que los destinatarios han recibido el mensaje, marque la opción Solicitar una confirmación de entrega, en el grupo Seguimiento: automáticamente recibirá un mensaje en el que se precisa la fecha y la hora en que el destinatario ha recibido el mensaje.
Si desea estar seguro de que los destinatarios han leído el mensaje, marque la opción Solicitar una confirmación de lectura, en el grupo Seguimiento: automáticamente recibirá un mensaje en el que se precisa la fecha y la hora en que el destinatario ha leído el mensaje.
Si desea delegar la recepción de respuestas en otro usuario, haga clic en el botón Dirigir respuestas a, que aparece en el grupo Más opciones. A continuación, especifique su email en la zona Enviar las respuestas a o haga clic en el botón Seleccionar nombres para seleccionar el nombre de esa persona en una libreta de direcciones.
Haga clic en el botón Cerrar.
Prosiga, si es preciso, con la creación del mensaje y, cuando esté listo, mándelo haciendo clic en el botón Enviar.
En el caso de una confirmación de lectura, cuando el destinatario abre el mensaje, aparece en pantalla una ventana de confirmación de lectura....
Definir las opciones de envío de un mensaje
Durante la creación o la modificación del mensaje, haga clic en la pestaña Opciones.
Para que las respuestas a este mensaje vayan dirigidas directamente a la persona o las personas que elija, haga clic en el botón Dirigir respuestas a del grupo Más opciones. Introduzca la dirección del destinatario en la zona asociada a la opción Dirigir respuestas a o utilice el botón Seleccionar nombres para elegir su nombre en una libreta de direcciones.
Termine haciendo clic en el botón Cerrar.
Si desea que este mensaje, una vez enviado, se guarde en otra carpeta distinta de Elementos enviados, haga clic en el botón Guardar elemento enviado en del grupo Más opciones y haga clic en la opción Otra carpeta. Seleccione la carpeta que prefiera y confirme mediante el botón Aceptar.
Si no desea guardar el mensaje enviado en una carpeta, haga clic en el botón Guardar elemento enviado en del grupo Más opciones y haga clic en la opción No guardar.
del grupo Seguimiento).Para retrasar el envío de este mensaje, haga clic en el botón Retrasar entrega del grupo Más opciones y establezca el día y la hora en que se efectuará el envío...
