Esta guía práctica le presenta en detalle las funciones del software de correo electrónico Microsoft® Outlook. Se ha elaborado utilizando las versiones 2019 y Office 365, y está dirigida a cualquier persona que desee descubrir el conjunto de sus herramientas y posibilidades y profundizar en ellas.

Tras la descripción del entorno, verá cómo enviar mensajes basados o no en una plantilla; cómo responder a un mensaje o reenviarlo, recuperar un mensaje enviado por error o marcar un mensaje para su seguimiento. Descubrirá la Bandeja de entrada Prioritarios y aprenderá a gestionar los archivos adjuntos. Para completar sus mensajes, aprenderá a insertar una firma, un archivo, un calendario, etc.

Se le mostrará en detalle cómo configurar su correo electrónico: elegir el formato de los mensajes, crear una o varias firmas, configurar un mensaje de fuera de la oficina, definir un formato condicional de los mensajes (por ejemplo, mostrar en rojo los mensajes cuyo Asunto contiene la palabra Presupuesto), gestionar el correo no deseado y automatizar las tareas repetitivas con la ayuda de los pasos rápidos (por ejemplo, reenviar automáticamente determinados mensajes a su superior).

La tercera parte del libro trata sobre el Calendario. Aquí aprenderá a gestionar su agenda para planificar citas, eventos, enviar una invitación a una reunión y responder a invitaciones de este tipo; publicar, compartir sus calendarios y crear grupos de calendarios. Outlook le permite también gestionar sus contactos, planificar tareas y crear notas. Se le mostrará cómo administar todos los elementos utilizados en Outlook: seleccionarlos, buscarlos, ordenarlos, filtrarlos, agruparlos, organizarlos por categorías...

Hay un capítulo dedicado a archivar los mensajes y a la creación de archivos de datos de Outlook (.pst).

El último capítulo trata sobre la configuración de su software de mensajería: cómo modificar y crear nuevas vistas, gestionar los grupos de accesos directos y las carpetas, añadir cuentas de correo electrónico y personalizar la cinta de opciones.

Entorno

1. ¿Qué es Microsoft Outlook?
2. Iniciar/salir de Outlook 2019
   1. Iniciar Outlook
   2. Salir de Outlook
3. El panel de carpetas
4. Utilizar la barra de navegación
5. La barra de tareas pendientes
6. El panel de lectura
7. El panel de personas
8. Usar y administrar la cinta de opciones
   1. Utilizar la cinta de opciones simplificada
9. Modificar la vista de una carpeta
   1. ¿Qué es una vista?
   2. Cambiar la vista de una carpeta
10. Mostrar la lista de carpetas
11. Usar la ayuda intuitiva

Enviar un mensaje

1. ¿Qué es el correo electrónico?
2. Modificar la vista de una carpeta de mensajes
3. Modificar la disposición del contenido de una carpeta
4. Utilizar la bandeja de entrada Prioritarios
5. Usar la vista Conversación
6. Crear y enviar un mensaje
7. Dictar un mensaje con la voz
8. Crear un mensaje con un diseño de fondo o un tema de Outlook
9. Crear un mensaje basado en un formato particular
10. Las plantillas de mensaje
    1. Crear una plantilla de mensaje
    2. Utilizar una plantilla de mensaje
11. Reenviar un mensaje
12. Recuperar/reemplazar un mensaje ya enviado
13. Establecer la importancia y el carácter de un mensaje
14. Marcar un mensaje para su seguimiento
    1. Marcar un mensaje para el remitente
    2. Marcar un mensaje para el destinatario
    3. Marcar un mensaje para el remitente y para el destinatariodel mensaje
    4. Marcar un mensaje recibido
    5. Poner una marca de completado
    6. Borrar una marca de seguimiento
15. Enviar un mensaje que incluya una votación
16. Definir las opciones de seguimiento de un mensaje
17. Definir las opciones de envío de un mensaje

Recibir un mensaje

1. Consultar un mensaje recibido
2. Declarar los mensajes como leídos o no leídos
3. Responder a un mensaje
4. Reenviar un mensaje recibido
5. Responder a un mensaje votando
6. Recibir un mensaje con datos adjuntos
   1. Mostrar una vista previa de un archivo adjunto enel panel de lectura
   2. Abrir los datos adjuntos
   3. Guardar varios archivos adjuntos de un mensaje
   4. Guardar el archivo adjunto de un mensaje
   5. Administrar los datos adjuntos

Contenido de un mensaje

1. Insertar una firma
2. Insertar un archivo
3. Insertar un calendario
4. Insertar un elemento de Outlook
5. Imprimir el contenido de los mensajes

Correo electrónico: configuración

1. Administrar la vista previa de los mensajes
2. Escoger el formato predeterminado de los mensajes
3. Mostrar los mensajes como texto sin formato
4. Crear una o varias firmas
5. Firmar automáticamente los mensajes
6. Aplicar un diseño de fondo o un tema de Outlook por defecto
7. Modificar la fuente por defecto de los mensajes
8. Elegir cómo ser avisado de la llegada de nuevos mensajes
9. Configurar los mensajes de respuesta/reenvío
10. Administrar la vista de Conversación
    1. Modificar la configuración de la vista deConversación
    2. Ignorar una conversación
    3. Reducir el tamaño de una conversación
11. Administrar la barra Sugerencias de correo electrónico
12. Administrar el correo electrónico cuando está fuera de la oficina
    1. Notificar una ausencia
    2. Administrar los mensajes cuando está fuerade la oficina
    3. Administrar las reglas del Asistente para fuera deoficina
13. Aplicar un formato condicional al texto de los mensajes
    1. Crear una regla de vista
    2. Modificar/eliminar una regla de vista
14. Administrar el correo electrónico no deseado
    1. Modificar las opciones de filtro del correo electrónicono deseado
    2. Agregar un nombre a sus listas de remitentes seguros,destinatarios seguros y remitentes bloqueados
    3. Bloquear dominios/codificaciones
    4. Administrar las listas de filtro
    5. Administrar los mensajes no deseados
15. Administrar los mensajes usando el Asistente para reglas
    1. Crear una regla
    2. Administrar las reglas
16. Usar los pasos rápidos para automatizar las tareas repetitivas
    1. Configurar un paso rápido existente
    2. Crear un nuevo paso rápido
    3. Usar un paso rápido
    4. Administrar Pasos rápidos

Calendario: cuestiones generales

1. ¿Qué es el Calendario?
2. Acceder al Calendario
3. Las vistas de la carpeta Calendario
4. Ver otra fecha
   1. Usando el Explorador de fechas
   2. Usando el cuadro de diálogo
5. Acceder al elemento anterior o siguiente
6. Personalizar la vista actual
   1. Vista por Mes
   2. Vista por Semana
   3. Mostrar uno o varios días
7. Administrar la barra de previsiones meteorológicas del Calendario
8. Ver varios calendarios
9. Gestionar varias zonas horarias
10. Guardar un calendario como archivo iCalendar

Elementos del calendario

1. Crear una cita
2. Crear un evento
3. Convertir un mensaje en cita o en evento
4. Modificar un elemento del Calendario
5. Repetir un elemento
6. Reenviar un elemento
7. Quitar una repetición de elemento
8. Responder a un aviso
9. Aplicar un formato condicional a las citas y reuniones
10. Eliminar elementos del Calendario
11. Mover un elemento
12. Crear un calendario suplementario

Reuniones

1. Crear una reunión
2. Agregar/quitar asistentes/recursos a una reunión
3. Responder a la convocatoria de una reunión
4. Responder a una reunión proponiendo un nuevo horario
5. Eliminar una reunión

Impresión del Calendario

1. Imprimir el calendario
2. Imprimir los elementos del Calendario
3. Definir las características de configuración para cada estilo
   1. Para el estilo de impresión Diario
   2. Para el estilo de impresión Semanal
   3. Para el estilo de impresión Mensual
   4. Para el estilo de impresión Tríptico
   5. Para el estilo Detalles del calendario
   6. Para el estilo Memorando
4. Definir los márgenes y la orientación para un estilo de impresión
5. Definir encabezados y pies de página para un estilo de impresión

Calendario: configuración

1. Establecer la semana y las horas de trabajo
2. Mostrar los números de las semanas en el Explorador de fechas
3. Administrar los días festivos
   1. Agregar los días no laborables
   2. Mostrar los días no laborables

Compartir y grupos de calendarios

1. Los grupos de calendarios
   1. Crear un grupo de calendarios
   2. Administrar los grupos de calendarios
   3. Administrar calendarios
2. Compartir un Calendario
3. Abrir un Calendario compartido

Outlook para hoy

1. ¿Qué es la página Outlook para hoy?
2. Acceder a la página Outlook para hoy
3. Personalizar la página Outlook para hoy

Contactos

1. ¿Qué es la carpeta Contactos?
2. Acceder a la carpeta Contactos
3. Las vistas de la carpeta Contactos
4. Crear un contacto
5. Modificar la tarjeta de visita electrónica asociada a un contacto
6. Agregar contactos a Favoritos
7. Buscar rápidamente un contacto
8. Vincular contactos
9. Imprimir los contactos
10. Enviar la información de un contacto por correo electrónico
11. Crear un grupo de contactos
12. Modificar un grupo de contactos
13. Descubrir las diferentes libretas de direcciones
14. Agregar integrantes a la Libreta de direcciones de Outlook
    1. Agregar nuevos integrantes
    2. Agregar integrantes ya registrados
15. Eliminar integrantes de la Libreta de direcciones de Outlook

Tareas

1. ¿Qué es una tarea?
2. Acceder a la carpeta Tareas
3. Las vistas de la carpeta Tareas
4. Crear una tarea
5. Crear una tarea periódica
6. Seguir el estado de una tarea
7. Asignar una tarea a terceros
8. Responder a una solicitud de tarea
9. Transformar un mensaje, una cita o una nota en tarea
10. Agregar un mensaje/un contacto a la lista de tareas

Notas

1. ¿Qué es una nota?
2. Acceder a la carpeta Notas
3. Modificar la vista de las notas
4. Crear una nota
5. Consultar/modificar una nota
6. Reenviar una nota a una o más personas
7. Personalizar la vista Iconos

Administración de los elementos

1. ¿Qué es un elemento?
2. Convertir en privado un elemento
3. Seleccionar los elementos
   1. Seleccionar varios elementos contiguos
   2. Seleccionar varios elementos no contiguos
   3. Seleccionar todos los elementos
4. Utilizar la búsqueda instantánea
   1. Buscar elementos
   2. Buscar elementos usando el Generador de consultas
   3. Modificar las opciones de búsqueda
5. Efectuar una búsqueda avanzada
6. Mover elementos a otra carpeta
7. Copiar elementos en otra carpeta
8. Eliminar elementos
9. Ordenar elementos
   1. Utilizando el ratón
   2. Utilizando el cuadro de diálogo
10. Agrupar elementos
    1. Primer método
    2. Segundo método
11. Expandir/contraer los grupos de elementos
12. Filtrar elementos
13. Imprimir elementos
14. Configurar la página de impresión

Categoría de los elementos

1. Asignar una o varias categorías a un elemento
2. Asignar/modificar la categoría clic rápido
3. Administrar las categorías principales de Outlook
   1. Crear una nueva categoría
   2. Modificar una categoría
   3. Eliminar una categoría
4. Mostrar los elementos por categoría
5. Filtrar elementos de una categoría
6. Mostrar todos los elementos de una categoría

Archivar

1. Archivar los mensajes
2. Administrar cómo se archivan los mensajes
   1. Definir las reglas para archivar al arrancar
   2. Definir las reglas para archivar una carpeta
   3. Definir las reglas para archivar un elemento
3. Exportar elementos a un archivo de datos de Outlook (.pst)
4. Importar elementos
5. Abrir un archivo de datos de Outlook (.pst)
6. Limpiar el buzón

Vista

1. Crear una nueva vista
   1. Crear una nueva vista a partir de una vista existente
   2. Crear una nueva vista sin modelo
   3. Administrar las vistas
2. Administrar las columnas de una vista
3. Modificar las fuentes de una vista de tipo Tabla
4. Autorizar la modificación directa de los datos
5. Personalizar la vista de tipo Tabla
   1. Modificar la anchura de las columnas
   2. Modificar el orden de las columnas
   3. Agregar una columna
   4. Eliminar una columna
   5. Crear un campo
   6. Eliminar un campo
   7. Administrar la disposición de las líneas
   8. Modificar la alineación del contenido delas columnas
   9. Modificar la etiqueta de los encabezados de columnas
   10. Modificar el formato de las columnas que presentanfechas
   11. Modificar la apariencia de las líneas
6. Mostrar los campos vacíos (vista Tarjeta)

Accesos directos

1. Agregar un grupo de accesos directos
2. Cambiar el nombre a un grupo de accesos directos
3. Quitar un grupo de accesos directos
4. Modificar el orden de un grupo de accesos directos
5. Crear un acceso directo dentro de un grupo
6. Mover un acceso directo
7. Cambiar el nombre a un acceso directo
8. Eliminar un acceso directo

Carpetas

1. ¿Qué es una carpeta?
2. Crear una carpeta
3. Crear/administrar grupos de carpetas
4. Crear una carpeta de búsqueda
   1. Crear una carpeta de búsqueda predeterminada
   2. Crear una carpeta de búsqueda personalizada
5. Eliminar una carpeta
6. Mover una carpeta
7. Cambiar el nombre de una carpeta
8. Añadir/eliminar carpetas de Favoritos
9. Asociar una página web a una carpeta
10. Crear un nuevo elemento en una carpeta pública
11. Copiar un archivo en una carpeta pública
12. Compartir una carpeta
    1. Compartir una carpeta predeterminada de Outlook
    2. Compartir una carpeta adicional
    3. Modificar los permisos de uso compartido
13. Abrir la carpeta de otro usuario
    1. Abrir una carpeta predeterminada de Outlook
    2. Abrir una carpeta personalizada
14. Conocer sus derechos sobre una carpeta

Cuentas de correo electrónico

1. Agregar una cuenta de correo electrónico
   1. Configurar una cuenta de correo electrónicode Internet
2. Enviar un mensaje escogiendo una cuenta
3. Eliminar una cuenta de correo electrónico
4. Grupos de envío o recepción
   1. Crear un grupo de envío o recepción
   2. Modificar un grupo de envío o recepción
   3. Utilizar un grupo de envío o recepción
   4. Eliminar un grupo de envío o recepción
5. Seguridad

Personalizar la cinta de opciones

1. Mostrar/ocultar pestañas
2. Crear una nueva pestaña o un nuevo grupo
3. Administrar las pestañas o los grupos
4. Agregar o eliminar comandos a grupos personalizados
5. Restablecer la configuración predeterminada
6. Exportar o importar personalizaciones

Anexo

1. Métodos abreviados
   1. Navegación básica
   2. Buscar
   3. Procedimientos comunes
   4. Mensaje
   5. Calendario
   6. Contactos
   7. Notas
   8. Tareas
   9. Enviar y recibir
   10. Elementos
2. Símbolos
   1. Carpeta Bandeja de entrada
   2. Carpeta Calendario
   3. Carpeta Contactos
   4. Carpeta Tareas