Trabajo de grupo

Compartir y proteger un libro

Esta función permite compartir archivos situados en espacios OneDrive (personales o profesionales) para que uno o varios usuarios miembros o no de su organización puedan acceder a ellos. Recordemos que los archivos que se encuentran en una biblioteca SharePoint o en un equipo Teams se comparten automáticamente con los miembros del sitio o del equipo.

También es posible usar el comando Archivo - Compartir.

Aparece el panel Compartir.

Si el archivo que se quiere compartir no está en un espacio de almacenamiento en línea, Excel muestra este mensaje:

Los botones Libro de Excel y PDF permiten enviar el libro por correo electrónico. Para obtener más información puede consultar el capítulo Libros- Enviar un libro por correo electrónico.

Una vez establecida la conexión, la ventana Compartir se actualiza:

De manera predeterminada, el enlace propuesto permite que todos los que tenga...

Administrar el acceso a un libro compartido guardado en OneDrive

En el momento en que lo necesite, puede añadir o eliminar usuarios o bien modificar el tipo de acceso al archivo (modificar o solo ver).

Se abre el panel Administrar acceso donde se muestran los vínculos (seleccionando la pestaña Vínculos) y las personas autorizadas (seleccionando la pestaña Contactos):

En este caso, dos personas tienen acceso al libro además de la propietaria del libro, Beatriz Goyanes.

Coeditar un libro

Cuando un libro se ha compartido con otros usuarios, aquellos que dispongan de un derecho de edición podrán abrirlo y trabajar en él simultáneamente.

Haga clic en el vínculo o en el nombre del libro que aparece en la invitación para compartir que ha recibido por correo electrónico: el libro se abre en Excel para la web mediante el navegador de Internet.

También se puede acceder a los archivos compartidos en OneDrive a partir del enlace Compartido del espacio de almacenamiento OneDrive.

Si dispone de autorización para editar el libro, aparecerá en la barra de comandos, en la parte superior de la pantalla, el botón Edición.

El libro puede entonces modificarse incluso si otro usuario lo ha abierto al mismo tiempo.

Los usuarios en línea que están trabajando en ese libro se indican a la izquierda del botón Compartir mediante un círculo de color con las iniciales.

Crear y usar los comentarios

Esta técnica permite hacer anotaciones en un libro asociando comentarios a las celdas. Los comentarios se usan en un libro que está disponible para varios usuarios ya que todas las personas con las que está compartido el libro podrán dejar comentarios y responderlos.

Crear un comentario

 Abra el panel Comentarios haciendo clic en el botón situado en la parte superior derecha de la pantalla, o haciendo clic en el botón Mostrar comentarios del grupo Comentarios de la pestaña Revisar.

El panel Comentarios aparece a la derecha de la ventana.

 Seleccione la o las celdas donde desea realizar una comentario.

 En la pestaña Revisar, haga clic en el botón Nuevo comentario del grupo Comentarios.

 Escriba el texto del comentario en la zona de texto que aparece en el panel.

 Haga clic en el botón para validar o pulse CtrlIntro.

En la hoja actual, aparece un triángulo de colores en la parte superior derecha de la celda donde se ha incluido el comentario:

Ver un comentario concreto

 Vaya a la hoja que contiene el comentario que desea ver.

 Si el panel Comentarios no es visible en la pantalla, puede colocar el cursor del ratón sobre el triángulo visible en la esquina superior derecha de la celda, pero sin hacer clic.

Aparece un mensaje de información con el nombre del usuario.

 Si el panel Comentarios es visible en la pantalla...

Usar las vistas de hoja

Las vistas de hojas permiten crear vistas personalizadas que solo están vinculadas a las funciones de ordenar y/o filtrar.

Estas vistas de hojas con muy útiles cuando se trabaja en co-autoría porque permiten conservar la información con la que está trabajando sin que se vea afectada por las modificaciones de los otros co-autores del libro.

Esta función únicamente está disponible si el libro se ha compartido y guardado en un espacio OneDrive (OneDrive personal o OneDrive para la Empresa) o en un sitio SharePoint (o un equipo de Teams).

Crear una vista de hoja

 Seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea ordenar o filtrar.

 Ordene o filtre la hoja según sus necesidades.

 Haga clic en el botón del grupo Vista de hoja de la pestaña Vista.

 En el grupo Vista de hoja, seleccione Vista temporal y luego introduzca el nombre que desee darle a la vista.

 Haga clic en el botón Deje para guardar la vista de hoja.

Si hay otras personas trabajando en el archivo, Excel le pregunta si desea aplicar este orden o filtro para usted o para todos.

Cuando está en vista de hoja, aparece el símbolo de un ojo al lado del nombre de la pestaña de la hoja de cálculo. Si coloca el cursor sobre este símbolo, aparece un mensaje de información que nos muestra el nombre de la vista de hoja activa.