Crear y configurar una biblioteca

Crear una biblioteca de documentos

Método rápido

 Desde la página de inicio del sitio, abra la lista desplegable Nuevo elemento y seleccione la opción Biblioteca de documentos.

A la derecha de la ventana se abre el panel Crear biblioteca de documentos.

 En la zona Nombre, escriba el nombre que desea darle a la biblioteca y, si es necesario, escriba una descripción en la zona Descripción.

 Deje seleccionada la opción Mostrar en la navegación del sitio si desea que el enlace de acceso a esta biblioteca se añada al panel Inicio rápido.

 Valide haciendo clic en Crear.

Método completo

 Desde la página de inicio del sitio, abra la lista desplegable Nuevo elemento y haga clic en la opción Aplicación o bien haga clic en la herramienta Configuración  y seleccione la opción agregar una aplicación.

 Haga clic en la miniatura Biblioteca de documentos .

 En la ventana que aparece, haga clic en el enlace Opciones avanzadas para ver todos los parámetros de creación de una biblioteca.

 Escriba el Nombre de la biblioteca y, si es necesario, su Descripción.

 Para disponer de un historial de las modificaciones de cada documento de la biblioteca, active, en la zona Historial de versiones de Documento, la opción Sí. Se generará...

Configurar el control de las versiones y la extracción de los archivos

De manera predeterminada, varios usuarios pueden modificar un mismo documento simultáneamente, la extracción de un documento permite que no esté disponible para otros usuarios cuando lo modifica un usuario (ver Extraer una página o un archivo del capítulo Biblioteca de documentos o de imágenes). Esta configuración se puede modificar para exigir que se extraiga un documento cada vez que lo modifique un usuario.

El control de versiones permite restaurar una versión anterior de un archivo (función útil para los archivos Excel, Word y PowerPoint que se guardan automáticamente en su aplicación web) o comparar varias versiones de modificaciones. Los usuarios que tienen permisos de administración de las listas pueden activarlo en la configuración.

Estas funciones también pueden aplicarse a las listas.

Modificar la visualización de las columnas de una biblioteca o de una lista

Las columnas de la lista de los archivos presentes en una biblioteca o en una lista se pueden mover, renombrar, ocultar y se pueden crear o añadir otras columnas.

Añadir una columna

Este procedimiento le permite añadir columnas predefinidas.

 Abra la lista Agregar columna y seleccione la opción Mostrar u ocultar columnas.

A la derecha de la ventana aparece el panel Editar columnas de la vista:

 Marque la o las columnas que desea añadir y luego haga clic en Aplicar.

Crear una columna

Añadir columnas a una biblioteca o a una lista aporta información adicional a la lista que se podrá completar en modo Editar en vista de cuadrícula o mediante un cálculo.

 Para añadir una columna, abra la lista Agregar columna:

 Seleccione uno de los tipos de columnas propuestos.

Una sola línea de texto	Texto sin formato que puede mostrar hasta 255 caracteres. La configuración avanzada permite limitar la cantidad de caracteres y mostrar un valor predeterminado.
Opción	Elección de opciones en una lista desplegable. La configuración avanzada permite definir la lista de opciones disponibles, autorizar o no la introducción de un dato que no forma parte de la lista, mostrar un valor predeterminado y los datos en forma de casillas de opción.
Fecha y hora	Fecha u hora que adopta el formato definido en la configuración regional. La configuración avanzada permite elegir ver solo la fecha sin la hora y definir una fecha predeterminada.
Varias líneas de texto	Texto...

Sincronizar el contenido de una biblioteca en el puesto de trabajo

La sincronización permite copiar el conjunto de los archivos de una biblioteca al puesto de trabajo y después poder disponer de ellos sin conexión a Internet. Cuando se realizan modificaciones en uno de los archivos sincronizados, se repercuten automáticamente en el archivo de origen cuando la conexión a Internet está activa.

La sincronización necesita la aplicación Microsoft OneDrive. Esta aplicación se instala automáticamente en el puesto de trabajo durante la instalación de las aplicaciones Office de un plan Microsoft 365.

Se abre la ventana Configurar OneDrive.

La ventana que aparece le indica la ubicación en su puesto de trabajo de los archivos sincronizados. Esta ubicación conserva la copia de los archivos incluso si se interrumpe o elimina la sincronización. El enlace Cambiar ubicación permite elegir otra carpeta:

Las ventanas siguientes le informan de las funciones de OneDrive.