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Mailing
Etapas de creación de un mailing
El mailing o combinación de correspondencia permite el envío masivo de documentos a destinatarios habituales, inscritos en un archivo de datos, una base de datos de Access o una tabla de Word/Excel.
Esta operación implica la utilización de dos archivos:
-
Un documento principal que contiene el texto fijo y los campos que servirán de vínculo con el archivo de datos.
-
Un archivo de datos que contiene la información variable.
Un archivo de datos se compone de campos y de registros. Ejemplo:
|
Apellido |
Nombre |
Dirección |
CP |
Ciudad |
|
LÓPEZ PLANAS |
Manuel |
Calle Algeciras |
02001 |
Albacete |
|
CIRERA ALONSO |
Marta |
Paseo de las Flores |
36201 |
Vigo |
Toda la información de LÓPEZ y CIRERA constituye los registros. Cada tipo de información (Nombre, Apellido, etc.) es un campo.
Cree el documento principal.
Asocie el archivo de datos al documento principal (si fuese necesario, cree el archivo de datos).
Inserte los campos del archivo de datos en el documento principal, en el lugar adecuado.
Ejecute el mailing.
Crear un mailing
Definir el documento principal
Para utilizar un nuevo documento en blanco como documento principal, créelo utilizando el método abreviado Ctrl U.
Para utilizar una plantilla predefinida o una de las plantillas personalizadas como documento de base, haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción Nuevo y escoja la plantilla que prefiera; para más información, véase el título Crear un documento basado en una plantilla del capítulo Documentos.
Para utilizar un documento existente, ábralo: puede ser un documento normal o un documento principal creado y utilizado para una combinación de correspondencia anterior.
Haga clic en la pestaña Correspondencia.
Pulse el botón Iniciar combinación de correspondencia, situado en el grupo que tiene el mismo nombre, y a continuación, según el tipo de documento principal que desee crear, haga clic en la opción Cartas o Mensajes de correo electrónico.
La opción Mensajes de correo electrónico permitirá enviar un mensaje de correo electrónico personalizado a los destinatarios de su libreta de direcciones de correo electrónico. Para poder utilizar esta función, debe tener instalado el programa de correo electrónico Outlook 2021 en el equipo.
Asociar una lista de destinatarios al documento principal
En la pestaña Correspondencia, pulse el botón Seleccionar destinatarios del grupo Iniciar combinación de correspondencia y haga clic en una de las categorías que se ofrecen:
Escribir una nueva lista: permite escribir una nueva lista de destinatarios (véase Crear una lista de destinatarios en este mismo capítulo).
Usar una lista existente: abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos que permite seleccionar un archivo o una base de datos que contenga la lista de los destinatarios. Si la lista seleccionada no le resulta efectiva, seleccione otra lista haciendo clic de nuevo en esta opción.
Si selecciona como lista de datos, un libro Excel (.xlsx) o una base de datos Access (.accdb), cuando abra el archivo, Word abre un cuadro de diálogo que le permitirá elegir, según el caso, la hoja de cálculo o la tabla (o consultas) de la base de datos que contenga la lista de datos que desea utilizar para el mailing....
Abrir un documento principal
Haga clic en la pestaña Archivo y luego en la opción Abrir.
Si el archivo se encuentra en el panel derecho, pulse en él.
En caso de que no fuera así, en el panel central haga clic en Examinar y seleccione la carpeta en la que se encuentra el documento principal y haga doble clic en el archivo que desea abrir.
Word detecta que un archivo de datos está conectado al documento que desea abrir y ofrece los datos del archivo en el documento principal.
El botón Mostrar Ayuda permite ver el texto de ayuda vinculado al mensaje.
Haga clic en uno de los siguientes botones:
|
Sí |
Para establecer la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. |
|
No |
Para eliminar la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word. |
Si ha seleccionado establecer la conexión entre este documento y el archivo de datos, las opciones de la pestaña Correspondencia están disponibles; en el caso contrario, estas opciones aparecen sombreadas y, por lo tanto, no están disponibles, puesto que las operaciones vinculadas al mailing solo se pueden efectuar cuando el documento está asociado a una lista de datos.
Crear una lista de destinatarios
Si el documento principal está creado, ábralo o defina un nuevo documento principal en el que escribirá el texto fijo del mailing.
Asegúrese de que solo el documento principal está abierto con Word.
En la pestaña Correspondencia, pulse el botón Seleccionar destinatarios del grupo Iniciar combinación de correspondencia y haga clic en la opción Escribir nueva lista.
En pantalla se abre el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones: cada columna representa un campo predefinido.
Si las columnas no corresponden a la información deseada, pulse el botón Personalizar columnas para definir los campos de la nueva lista de datos y siga las siguientes instrucciones:
-
Para eliminar una columna, seleccione el campo correspondiente, pulse el botón Eliminar y en el botón Sí para confirmar la eliminación.
-
Para añadir un nuevo campo personalizado, pulse el botón Agregar, escriba el nombre del campo en la casilla Escriba un nombre para el campo y haga clic en el botón Aceptar.
El campo personalizado se agrega debajo del campo seleccionado.
-
Para cambiar el nombre de un campo, selecciónelo en la lista, pulse el botón Cambiar nombre, escriba el nuevo en la casilla y pulse el botón Aceptar.
-
Para desplazar un campo, selecciónelo en la lista y utilice los botones Subir...
Administrar los registros de una lista de destinatarios
Los registros de una lista de destinatarios pueden administrarse a través del formulario de datos. Sin embargo, si utiliza una lista de datos de un libro Excel (.xlsx) o de una base de datos Access (.accdb), no podrá efectuar algunas operaciones como, por ejemplo, agregar un campo o eliminar un registro. En este caso, para efectuar estas operaciones, tendrá que abrir el archivo de datos en Excel o Access.
Acceder al formulario de datos/modificar origen de datos
Abra el documento principal.
Pulse la pestaña Correspondencia.
Pulse el botón Editar lista de destinatarios del grupo Iniciar combinación de correspondencia.
Se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia que muestra la lista de destinatarios en una tabla. El nombre del archivo de la lista de destinatarios se puede ver en la primera columna de la tabla.
En el cuadro Origen de datos, seleccione el nombre del archivo de datos y pulse el botón Edición.
La visualización de los registros depende del tipo de archivo de origen. Si el archivo de origen es una lista de direcciones Microsoft Office, una tabla (o consulta) de base de datos o un libro Excel, los registros se muestran en forma de tabla (como en la ilustración anterior). Si el archivo de origen es un documento Word o un archivo de texto, aparecerá el primer registro en el formulario de datos (como...
Limitar la ejecución de un mailing a algunos registros
Para que únicamente se utilicen algunos registros cuando se ejecuta el mailing, deberá filtrar la lista de datos.
Filtrar uno de los valores de uno o de varios campos
Cada campo es una lista que se puede abrir haciendo clic en la punta de flecha visible a la derecha del nombre del campo.
Abra el documento principal y, si fuese necesario, seleccione la pestaña Correspondencia.
Pulse el botón Editar lista de destinatarios del grupo Iniciar combinación de correspondencia.
Para cada campo que desee filtrar:
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Abra la lista asociada al campo en cuestión.
La lista incluye los valores del campo así como las opciones (Todos), (Espacios), (Sin espacios) y (Avanzado...).
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Haga clic en el valor deseado; la opción (Espacios) permite mostrar los registros que no contienen un valor en ese campo y, contrariamente, la opción (Sin espacio) permite mostrar los registros que contienen algún valor en ese campo.
Se muestran solo los registros que cumplen el filtro. La punta de flecha del campo aparece de color azul.
Para mostrar de nuevo todos los valores de un campo, abra la lista del campo correspondiente y haga clic en la opción (Todos).
La casilla de verificación que se encuentra a la izquierda de cada registro de la lista de datos del cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia permite seleccionar (casilla...
Plantear una condición para visualizar un texto
Plantear una condición permite mostrar un texto que cumpla una condición.
Abra el documento principal y seleccione, si fuese necesario, la pestaña Correspondencia.
Sitúe el punto de inserción en el documento principal, en el lugar donde deberá imprimirse el texto.
Haga clic el icono Reglas 
del grupo Escribir e insertar campos y
después en la opción Si... Entonces... Sino....
Con las opciones Nombre del campo, Comparación y Comparado con, introduzca la condición.
En el cuadro Insertar este texto, escriba el texto que debe aparecer cuando la condición se cumpla.
En el cuadro Si no, insertar este otro, introduzca el texto que se debe imprimir cuando la condición no se cumpla.
El texto escrito en los cuadros Insertar este texto y Si no, insertar este otro se puede resaltar en el documento principal.
En la imagen, si el valor del campo es igual a Sr., se imprimirá el texto Estimado, si no, se imprimirá el texto Estimada.
Pulse el botón Aceptar.
Si no se muestran los códigos de campo, pulse las teclas AltF9 para mostrarlos; se muestra una fórmula de este tipo:
Ejemplo: {IF{MERGEFIELD Tratamiento} = "Sr." "Estimado" "Estimada"}.
Las teclas AltF9 también permiten ocultar los códigos de campo.
Ordenar una lista de destinatarios
Abra el documento principal y, si fuese necesario, seleccione la pestaña Correspondencia.
Pulse el botón Editar lista de destinatarios del grupo Iniciar combinación de correspondencia.
Haga clic en el vínculo Ordenar que se muestra en el apartado Restringir lista de destinatarios.
Una vez abierto el cuadro de diálogo, observará que puede plantear simultáneamente tres criterios de comprobación.
Abra la lista Ordenar por, haga clic en el nombre del campo en función de cual desea ordenar e indique si la ordenación debe efectuarse de forma Ascendente o Descendente activando la opción correspondiente.
La opción (ninguno) de esta lista permite anular la línea de ordenación correspondiente.
Si varios registros pueden tener el mismo valor de ordenación, indique, si fuese necesario, un segundo valor de ordenación con el mismo principio en las listas Luego por.
Los registros se ordenan en función del primer valor de ordenación. Cuando este valor es idéntico en varios registros, éstos se ordenan en función del segundo valor. Por ejemplo, los registros se ordenan según la ciudad y, de los de la misma ciudad, por nombre.
Pulse el botón Aceptar.
La lista ordenada aparece en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar...
Crear etiquetas de combinación de correspondencia
Para crear el documento principal de las etiquetas de combinación de correspondencia, cree un nuevo documento con el método abreviado Ctrl U.
Haga clic en la pestaña Correspondencia.
Pulse en el botón Iniciar combinación de correspondencia del grupo del mismo nombre y después en la opción Etiquetas.
En pantalla se abre el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas y le permite definir el formato de las etiquetas.
Indique si las etiquetas se imprimirán en alimentación continua o página por página activando la opción Impresoras de alimentación continua o Impresoras de páginas que se encuentra en el apartado Información de impresora.
Seleccione la marca de las etiquetas que desea utilizar en la lista Marcas de etiquetas.
En el cuadro Información de etiquetas se pueden ver las características del tipo de etiquetas seleccionado.
Seleccione la referencia de las etiquetas que desea utilizar en la lista Número de producto.
El botón Detalles permite personalizar las opciones de la etiqueta seleccionada, mientras que el botón Nueva etiqueta permite crear una nueva etiqueta personalizada.
Pulse el botón Aceptar.
Pulse el botón Seleccionar destinatarios del grupo Iniciar combinación de correspondencia y haga clic...