Uso compartido

Introducción

El modo Control de cambios permite ver las modificaciones introducidas por otros usuarios una vez que estas hayan sido guardadas y aceptar o rechazar los cambios aportados por un usuario u otro e incluso fusionar todos los cambios en el documento original o en un nuevo documento: si los cambios entraran en conflicto (dos usuarios han modificado la misma frase, por ejemplo), podrá indicar cuál de ellos desea conservar. La coautoría permite trabajar simultáneamente en un documento: puede ver en tiempo real las modificaciones realizadas por los otros usuarios.

Para trabajar en modo Control de cambios, solo tiene que activar este modo antes de que un usuario que tenga acceso al archivo realice las modificaciones para que los cambios sean visibles. El documento en un espacio de almacenamiento en línea, un documento compartido de la red; también puede haberse enviado por correo electrónico al destinatario.

Para trabajar en coautoría, el documento debe estar guardado en un espacio en línea al que tengan acceso todos los usuarios. Si está guardado en un espacio (OneDrive), tiene que compartirlo con los otros usuarios. Si el documento se guarda en la biblioteca de documentos compartidos de un grupo de SharePoint, o en la lista de archivos de un equipo de Teams, todos los usuarios del sitio o del equipo podrán acceder a él. No obstante, puede compartirlo con usuarios externos a la empresa...

Compartir un documento

Todos los miembros del sitio o del equipo pueden acceder a los documentos colocados en un sitio de equipo SharePoint o un equipo Teams, por eso no es necesario compartirlos con estas personas. Sin embargo, tiene que compartirlos para que pueda acceder un usuario externo a la organización (siempre y cuando el administrador haya autorizado a compartirlos con personas externas). Para que cualquier usuario pueda acceder a los documentos que se encuentran en un espacio de almacenamiento OneDrive, hay que compartirlos.

A la derecha de la ventana se abre el panel Compartir.

Si no ha guardado previamente el documento en un espacio de almacenamiento en línea, puede guardarlo y compartirlo pulsando en el botón Guardar en la nube que aparece en el panel Compartir, al pulsar en el botón .

Generar un enlace para compartir

Este procedimiento permite obtener el enlace para compartir un documento guardado en un espacio de almacenamiento en línea con objeto de copiarlo en un email, un documento, en las redes sociales o en un sitio web para hacerlo accesible a otros usuarios.

Se proponen dos tipos de vínculo: un vínculo de edición y otro de solo vista.

El vínculo aparecerá entonces bajo la opción Vínculo de edición o Vínculo de solo visualización, de acuerdo con lo que elija. En este ejemplo se han activado los dos tipos de enlace.

Coeditar un documento

Cuando se comparte un documento con otros usuarios (ver Compartir un documento), los usuarios con derecho a edición pueden abrir el documento y trabajar en él de forma simultánea. Reciben un mensaje de este tipo que les permiten acceder al archivo. 

También es posible acceder a los archivos compartidos con OneDrive a través del vínculo Compartido del espacio OneDrive. El botón Abrir que aparece en el mensaje de invitación a compartir recibido permite acceder a él rápidamente.

Si hay otros usuarios modificando el documento, aparecerán círculos a la izquierda del botón Compartir y marcadores de colores en los lugares donde los usuarios han realizado modificaciones. La aplicación Word para la Web es la aplicación en línea de Word y no tiene todas las funciones de la aplicación de escritorio.

El documento puede modificarse incluso aunque otro usuario esté realizando cambios a la vez.

Administrar los comentarios

Crear comentarios

Esta técnica le permite asociar comentarios a un texto. Los comentarios se utilizan sobre todo en documentos a los que varios usuarios tienen acceso. Es posible responder a los comentarios de otros usuarios.

 En la vista Diseño de impresión, seleccione el texto al que desea aportar un comentario.

 En la pestaña Revisar, haga clic en el botón Nuevo comentario que se encuentra en el grupo Comentarios.

El punto de inserción parpadea en un globo que se muestra a la derecha del documento en el que aparece el nombre del usuario.

 Escriba el texto del comentario en el globo.

En el documento, el texto que se comenta aparece sobre fondo de color.

Si en el documento se han creado comentarios por parte de varios usuarios, los globos se muestran en distintos colores según el autor del comentario.

 Haga clic en cualquier lugar del documento.

Si la opción Revisiones simples está seleccionada en la lista Mostrar para revisión del grupo Seguimiento (pestaña Revisar) y el botón Mostrar comentarios está desactivado en el grupo Comentarios, al crear un comentario aparece una ventana en lugar del globo y en ella deberá escribir el texto. También verá un pequeño globo a la izquierda de la ventana.

Al hacer clic en el documento, la ventana desaparece; para volver a verla, haga clic en el globo .

En el modo de vista Borrador, los comentarios no se ven en los globos, es necesario mostrar el Panel de revisiones para verlas: en la pestaña Revisar, abra la lista asociada al botón Panel de revisiones que se muestra en el grupo Seguimiento y luego haga clic en la opción Panel de revisiones vertical o Panel de revisiones horizontal según la orientación que desee darle. Haciendo clic en el botón Panel de revisiones podrá mostrar u ocultar el panel.

Si varios usuarios coeditan el documento en la versión en línea de Word, puede usar el botón Comentarios situado a la derecha del botón Compartir para intercambiar opiniones.

Activar el control de cambios

El control de cambios permite realizar un seguimiento de las modificaciones aportadas a un documento. Puede activarse antes de poner el documento a disposición de otros usuarios, de modo que se puedan visualizar las modificaciones efectuadas por cada usuario.

Aunque la contraseña es opcional, resulta especialmente conveniente. Si no se asocia ninguna contraseña al bloqueo, cualquier usuario podría fácilmente desactivar el bloqueo del seguimiento y desactivar el control de cambios (véase la primera observación).

Modificar las opciones del control de cambios

Si lo desea, puede seleccionar las modificaciones que prefiere visualizar en el documento y también puede modificar las marcas que Word utiliza para mostrar los distintos tipos de cambios.

De manera predeterminada, las inserciones de texto aparecen subrayadas cuando...

Aceptar o rechazar modificaciones

Las modificaciones efectuadas en modo Control de cambios por el usuario o los usuarios pueden ser rechazadas o incorporadas al documento.

Los cambios no pueden ser rechazados o incorporados al documento si el control de cambios está bloqueado.

Revisiones simples

Word incluye en el documento todos los cambios. Cada modi-ficación viene señalada con una raya vertical en el margen izquierdo. Si los comentarios se visualizan (véase el apartado Administrar los comentarios, al principio de este capítulo), podrá verlos dentro de globos al lado de los textos afectados; si los comentarios están ocultos, podrá ver un globo pequeño a la derecha de las líneas que contienen los comentarios: al hacer clic en un globo, se muestra...

Combinar documentos

Cuando varios usuarios han trabajado con el modo Control de cambios en diferentes copias de un mismo documento, puede fusionarlas para reunir en un documento (el documento original, revisado o en un nuevo documento) las modificaciones (inserción, eliminación de texto, cambios de formato, etc.) y los comentarios efectuados por los distintos usuarios en las copias del documento.

También puede abrir la lista correspondiente y hacer clic en el nombre del documento en cuestión.

Haciendo clic en el botón puede intercambiar los documentos de los apartados Documento original y Documento revisado.

Los parámetros seleccionados permanecen activos en las siguientes combinaciones de documentos, hasta que se vuelvan a cambiar.